"The antidote to meeting fatigue is simple: taking short breaks."
Dat is de conclusie uit het onderzoek dat gedaan is door Microsoft’s Human Factors Lab.
In deze studie zijn de hersengolven gemeten van mensen die 4 aaneensluitende online vergaderingen hadden. Deze zijn vergeleken met mensen die tussen iedere vergadering 10 minuten pauze hadden. Het verschil is duidelijk waarneembaar.
Zoals je kunt zien, bouwt de stress zich snel op in de hersenen van de deelnemers die geen pauzes hebben. Tijdens de tweede meeting, vertonen ze al signalen van veel stress.
En dat terwijl de deelnemers die wel pauzes hielden tussen de meetings door, waarin ze een korte meditatie oefening deden, minder gestresst lijken na de 4e meeting in vergelijking tot hun stressniveau toen ze aan de meetings begonnen.
En dan nog het meest schokkende: het ging in dit onderzoek om 4 meetings van 30 minuten. Wij zijn benieuwd hoe dat bij jou zit, maar die van ons duren meestal 60 minuten. En er zijn dagen bij dat onze agenda’s op die manier van ’s ochtends tot eind van de middag volgepland staan. Niet heel goed voor het stressniveau dus.
Houd rekening met je 'aandachtrestant'
Een korte break geeft je de mogelijkheid om de ene meeting af te ronden en de volgende meeting voor te bereiden. En dat is belangrijk voor je brein. Je brein heeft het namelijk nodig om het ene af te sluiten voordat het met focus aan iets anders kan beginnen. Uit onderzoek van Sophie Leroy, docent bedrijfskunde aan de University Minnesota, blijkt dat aan een stuk vergaderen een probleem oplevert bij de overgang van vergadering A naar vergadering B, omdat je aandacht dan niet meteen meeverhuist. Een restant van je aandacht blijft namelijk nog een tijdje bij de eerste taak hangen. Het switchen tussen onafgeronde taken levert stress op, wat goed te zien is in de onderstaande afbeeldingen. Het stressniveau aan het begin en het eind van een meeting waar geen breaks tussen zitten, is hoog. Zeker wanneer je het vergelijkt met het stressniveau aan het begin en het eind van een meeting waar wel pauzes tussen zaten.
We denken vaak dat het inplannen van de ene vergadering na de andere efficiënt is. Maar in werkelijkheid neemt je energie na elke meeting af en neemt je stress toe. Stress creëert cortisol en cortisol verslechtert je denkvermogen. Korte breaks tussen je meetings zorgen ervoor dat je creatiever en productiever bent.
Het belang is dus helder, maar hoe kan het dan anders? De eerste maatregel voel je natuurlijk al aankomen: plan geen op elkaar aansluitende meetings meer in. En nu denk je misschien:
"ja maar, ik heb het zo druk dat krijg ik in mijn agenda echt niet voor elkaar''
Don’t you worry, we hebben een paar ideeën voor je, die je wellicht wel toe kunt passen.
Tip #1 - Verander je standaard meeting tijd naar 25 of 45 minuten
Vaak is de standaardtijd 30 of 60 minuten. Het gekke is: als je 60 minuten plant, heb je ook vaak 60 minuten nodig. Mensen vullen gewoon de tijd die ze hebben, blijkt uit tal van onderzoeken. Probeer het eens met 45 minuten. Dan wordt de vergadering niet alleen korter zodat je tijd krijgt om pauzes te nemen, maar ook beter. Een beetje tijdsdruk maakt deelnemers energieker, gefocust en meer betrokken.
Tip #2 - Sla vergaderingen over
Is het echt noodzakelijk dat jij bij de meeting bent? Of kun je ook later bijgepraat worden en/of van tevoren je input leveren? Als je op deze manier je agenda eens kritisch doorneemt, zou je dan meetings kunnen overslaan?
Tip #3 - Blok werk en denktijd in
Jij hebt de regie over je agenda. Dus blok ook tijd in om dingen uit te werken en om over zaken na te denken. Doe je dat niet, dan overkomt het je. Dan geef je je omgeving een vrijbrief om meetings in te blijven plannen en daarmee om je stresslevel te verhogen. En dan hebben we het alleen nog over jouw agenda.
Hoe zit het met de agenda’s van je teamleden? En welke invloed kun jij daar op uitoefenen?
Help je teamleden door ze te stimuleren om tussen meetings door van hun werkplek weg te gaan. Moedig ze aan om een kleine wandeling te maken, om even buiten of in de tuin te gaan staan. Om te resetten op een manier die voor hen werkt. Het begint allemaal met het geven van een goede voorbeeld.
Microsoft Outlook biedt nu de mogelijkheid om automatisch de meetingtijd te verkorten (met 5, 10 of 15 minuten) zodat er ruimte ontstaat voor korte breaks. Wellicht goed om deze optie met je team te verkennen? Welke ideeën en behoeftes hebben zij?
Wees kritisch op de meetings die jij inschiet met je team. Ga maar eens na wat een meeting met je volledige team kost qua energie en geld. Gezien die investering, wil je dat de vergadering echt noodzakelijk is.
Deze artikelen en tips staan in onze nieuwsbrief. Een verzameling van inspirerende verhalen, tips en ontdekkingen die we graag met anderen delen. Schrijf je in om onze complete nieuwsbrief te ontvangen in je mailbox.
Comments