Je teammeeting verbeteren met één simpele vraag

Met hoeveel energie, inspiratie en motivatie kom jij uit een teammeeting? Het kan pijnlijk zijn om deze vraag eerlijk te beantwoorden. Over het algemeen worden team meetings als onproductief, onnodig, vermoeiend, slecht georganiseerd en stressvol beschouwd. Zowel door leidinggevenden als door medewerkers. En erger nog: ze kosten tijd. Tijd die niet aan belangrijke projecten of aan de klant kan worden besteed. Maar wat nu als een teammeeting juist wel voor vooruitgang kan zorgen? Niet alle teammeetings worden op bovenstaande manier ervaren. Sommigen zijn zelfs felbegeerd. I know, dat is lastig voor te stellen. Maar in de wereld van startups is dit wel vaak het geval. ‘Mastermind meetings’, worden ze daar ook wel genoemd. Ondernemers betalen er goed voor om het privilege te verkrijgen om met andere ondernemers te brainstormen over één vraag:

Waar loop je vast?

Nu word jij er misschien nog niet zo warm van om in een kamer vol met onbekenden je grootste obstakel te benoemen. Veel ondernemers zien dit anders. Zij zien deze zogenaamde hot seats, als een kans om duidelijkheid te krijgen op hun grootste obstakels en om oplossingen te identificeren die ze alleen wellicht nooit hadden kunnen bedenken. Deze vraag stellen tijdens je teammeeting kan meerdere voordelen opleveren.

1. Verminderen van uitstelgedrag

Wanneer bekend is dat deze vraag gesteld zal worden, zorgt het ervoor dat je team zelfreflectie toepast voor iedere meeting. Het vormt daarmee een uitnodiging om een stapje terug te doen en diep na te denken over wat ze proberen te bereiken, net als over de obstakels die hen daarbij in de weg staan.

Die helderheid is zeldzaam, zeker als het op obstakels aankomt. Een van de belangrijkste redenen waarom mensen uitstelgedrag vertonen op het werk, is omdat het onduidelijk voor ze is hoe ze verder kunnen met hun project. Het gebrek aan helderheid maakt ons oncomfortabel, en dat is iets wat we willen vermijden. Vaak doen we dat door onszelf af te leiden. Door je team uit te nodigen om te pinpointen en te delen tegen welk obstakel ze aanlopen, kun je als leider uitstelgedrag in de kiem smoren nog voordat het heeft plaatsgevonden.

2. Versterken van veerkracht

Het bespreken van de vastloop vraag laat zien dat iedereen vastloopt. Hier hoef je jezelf niet voor te schamen en je hoeft er ook niet bang voor te zijn. Dat je vast gaat lopen is een gegeven, het gaat erom hoe je hier vervolgens op reageert. Dat inzicht versterkt je veerkracht. Het is veel makkelijker om met tegenslag om te gaan, wanneer je die verwacht. In tegenstelling tot wanneer moeilijkheden zich onverwachts voordoen, want dan heeft het impact op je zelfvertrouwen en maakt het dat je begint te twijfelen aan je eigen kunnen.

3. Versterken van het vertrouwen

Nadat je als teamlid hebt verteld waar je vastloopt, is er gelegenheid voor de collega’s om hier input op te geven. Dit creëert een mogelijkheid voor teamleden om elkaar te helpen, elkaars sterke punten in te zetten en om onbenutte expertises te ontdekken. Op een organische manier wordt hiermee de onderlinge samenwerking versterkt. Eerlijk zijn over je uitdagingen werkt ook een meer open dialoog met je collega’s in de hand, waarmee het ervaren van psychologische veiligheid wordt gefaciliteerd. Met andere woorden: het zorgt niet alleen voor meer vooruitgang, maar ook voor een hechter team.

4. Identificeren van ‘duikers’

En nu hoor ik je al denken: wat gebeurt er als een teamlid zegt nergens op vast te lopen? Vaak is dit een indicatie dat er iets mis is. De medewerker wordt niet genoeg uitgedaagd in het werk, ofwel hij of zij is niet bereid of voelt zich niet veilig genoeg om de ervaren obstakels te delen. In beide gevallen is het de moeite waard om hier een één op één gesprek over te hebben. Zo helpt de vastloop vraag je als leider om zeker te stellen dat iedereen in je team aan het leren en aan het ontwikkelen is.

5. Motiveren van groei

De oprichtster van Spanx, Sara Blakely heeft in interviews gedeeld dat haar vader iedere dag aan de eettafel vroeg: waar ben je vandaag in gefaald? Als Sara hier geen antwoord op had, leek haar vader teleurgesteld. Hij wilde graag dat het falen gewaardeerd werd. Want: wellicht pijnlijk op korte termijn, is falen eveneens onmisbaar voor het behalen van succes op de lange termijn. Het woord falen draagt echter een stigma met zich mee, waardoor het ingewikkeld is om deze vraag te implementeren in je werkomgeving. In tegenstelling tot het gevoel om vast te lopen. Daar zit minder schaamte op. Daarmee biedt het je als leider een tool om je teamleden te stimuleren zichzelf uit te dagen en om elkaar te helpen. Zonder dat je hierbij belerend overkomt of de verbinding met je medewerkers verliest. Conclusie: teammeetings hoeven geen energieslurpers te zijn. In plaats van tijdrovend, kunnen ze ook tot zichtbare vooruitgang leiden, voor een hechter team zorgen en tot een collectieve drive leiden om meer te bereiken. Zoals voor velen goede oplossingen, ligt het geheim voor betere meetings in de eerste zijn die de juiste vraag stelt. Ben jij diegene?